Осмотр площадки при организации праздника

Партнер компании Meeting Sites Resource Дженнифер Браун составила указания, помогающие организаторам правильно выбрать площадку для мероприятия.

Сбор общей информации. Он предполагает, прежде всего, наличие телефонных номеров работников учреждения, предназначенного для мероприятия. Благодаря этим номерам организаторам не нужно будет искать необходимые контакты в случае непредвиденной ситуации. Также необходимо выяснить, не планируется ли реконструкция здания. В ином случае возможен риск того, что накануне проведения намеченного события вы можете увидеть совсем другое здание.

Помещения для собрания и банкета. Следует обратить внимание на то, что пустое помещение может показаться достаточно просторным, тогда как обставленное может оказаться слишком малым для намеченного количества гостей. Кроме этого, нужно проверить, подходит ли имеющаяся электропроводка к вашему оборудованию. Вот перечень необходимых вопросов и сведений:

— название и площадь всех помещений;
— поэтажный план здания с указанием размеров, высоты потолков, количества посадочных мест;
— помещений устройствами контроля температуры;
— яркость освещения и наличие устройств для установки точечного освещения;
— звуконепроницаемые свойства акустических стен;
— наличие и размеры сцены;
— наличие будки киномеханика или звукоинженера;
— наличие видеотехники и акустической системы;
— охрана помещений для собрания и банкета;
— количество туалетов;
— наличие и вместимость лифтов.

Другая информация. Организатору необходимо учесть многие дополнительные нюансы. Например, наличие парковки для автомобилей, шум и неудобства от мероприятий, проводимых в соседних помещениях. Для этих целей также существует перечень вопросов, на которые необходимо обратить внимание:

— какие тематические события возможно проводить в здании;
— наличие рядом открытой площадки для особых мероприятий;
— наличие бизнес-центра, перечень предлагаемых услуг и время работы;
— наличие собственной автостоянки, ее вместимость, цены на парковку.

На начальной стадии подготовки мероприятия организатору нужно выяснить у заказчика информацию о намеченном количестве гостей, продолжительности мероприятия и требованиях по обслуживанию гостей. Также нужно узнать и специфическую информацию — допуск гостей без пригласительных, их количество, планирование завтрака, обеда и ужина гостей, препятствия для свободного движения людей в помещении, соответствие характеристик помещения законодательству об инвалидах, состояние мебели, наличие вентиляции, выход в сеть Интернет, состояние электропроводки и телефонной связи, наличие запасной техники при поломке основной.

Кроме этого, необходимо согласовать расценки на услуги, способ расчета и систему взаимных компенсаций, причем все нужно оформить в письменной форме и сделать копии документов.

Для оптимизации процесса подготовки к мероприятию, организатору желательно наладить контакт с менеджером — он владеет информацией о правилах, процедурах, особенностях проведения мероприятий в данном здании, и может помочь организатору в решении многих вопросов.

Если же в мероприятии предусмотрено использование выставочного зала, можно познакомиться с декоратором — он имеет опыт работы с выставочным оборудованием, поэтому будет полезным помощником в работе с грузоперевозчиками, электриками, инженерами, специалистами по аудиовизуальным системам.